專案管理實戰學習心得

首頁 > 讀書 > 資訊正文

專案管理實戰學習心得

來源:Eddy 釋出時間:2021-10-19 15:33

從程式設計師轉變為專案經理,角色轉換過程中的三大誤區

1、凡事恨不得事必躬親

如何影響他人去做好一件事?

授權工作時,成功施加影響的三個層次,分別是讓人知道要做(Awareness)、有動力做(Desire)和有能力做(Ability)。

單方面的工作交待和告知,停留在淺層次的資訊傳達上,只是讓人知道要做,但並不足以讓人產生動力,去促成有效的行動。講清楚為什麼要做,為什麼要現在做,獲取理解及認同,激發團隊的動力是專案經理成功授權工作的關鍵。在動力的基礎上,你還要確保你所選擇的人有相應的能力來做到這件事情。

如果現階段的團隊都沒有對應的能力,該怎麼辦呢?專案成功關鍵路徑上的核心能力缺失,是你作為專案管理人員,要當作最高優先順序的風險管理的事項。從外部引入相應的人才,是最直接有效的方式。除此之外,你還可以去積極爭取短期借調、內部轉崗等。從長期來看,你還需要有意識地發現和投資那些團隊中最有潛力的人,給他們安排相應的工作輔導,開展有針對性的培訓等,幫助專案組成員發展相應能力,讓事情真正落地。

2、追在別人屁股後面做監工

專案經理最該做的,不是每天逐個人逐條事項的監督,而是要明確目標,建立機制,並讓這個機制運轉起來,最終在專案組形成一種良性的秩序。專案管理並非要讓你成為監工,要始終依靠流程和規則來約束大家的行為。

3、拿著錘子,看哪裡都是釘子

每個專案的現有執行方式,都有它本身的背景和成因,你要與專案中的重要干係人加強溝通,理解前因後果,從專案和團隊當前的真實痛點出發,找到真正解決問題的方法和步驟。

專案剖析問題分解:

專案管理的十大領域

以組織一場公司內跨部門的籃球競技活動為例,從專案管理的十大領域來進行全方位的分析思考:

1、干係人管理:如何管理干係人?

誰是你的干係人?

專案發起方對於專案的預期效果是什麼?

是否存在更多潛在的干係方,可以助力專案的成功?

如何更好地管理干係人的期望和影響?

專案推進過程中的各類決定,都需要誰來拍板?

需要干係人以何種方式參與?

2、範圍管理:做什麼?

為了更好地達成各方的期望,要做好哪些事情?

確保圍繞預期目標來設計相應的方案,然後再進一步確定要完成的具體工作。

3、進度管理:花多長時間?

啟動專案並確認概要方案設計;

規劃並落實人力及各項資源投入;

確定具體活動流程及詳細分工,完成活動前各項準備工作;

活動當天現場的統籌和運作。

4、成本管理:花多大代價?

預算多少?

資金什麼時候到位?怎麼用?

成本最高的開銷是什麼?可能帶來這樣的收益?

5、質量管理:達到什麼要求?

專案成功的標準是什麼?

需要引入哪些必要的流程和方法?

6、資源管理:有多少資源?

有哪些核心資源可以直接使用?

有哪些人可以作為支援?

可以提供活動所需的哪些物品?

7、採購管理:有多少還要買?

哪些資源需要外部採購?

哪些工作需要外部人員支援?

如果經費受限,是否可以透過交換資源的方式,來獲取更多的外部支援?

8、溝通管理:如何管理溝通?

策劃團隊、執行團隊分別透過什麼方式來進行專案溝通?

與發起人和贊助方發溝通方式和頻率是怎樣的?

使用什麼方式來同步專案進展?

9、風險管理:如何應對風險

哪些風險可能會妨礙專案的順利進行?

10、整合管理:如何實現整體最優?

如何統籌全域性,達到最優效果?

識別專案中的四類干係人

干係人分析,是指對專案干係人進行分析和歸類,有針對性地規劃管理其核心訴求和期望,讓干係人可以更好地參與專案,對專案產生積極影響,從而更好地保障專案目標的成功達成。

如果按照在專案上的權力和利益相關度對干係人進行劃分,可以把專案干係人分成四類:高利益 - 高權力,高利益 - 低權力,低利益 - 高權力,低利益 - 低權力。

“高利益 - 高權力”代表:專案發起人

瞭解發起人對專案的真正訴求,對專案的成功至關重要。


目標

最初發起專案的背景和初衷是什麼?專案組的整體目標和願景是什麼?如何知道我們做到了?

資源

為了實現這個目標,我們有哪些資源短缺或限制因素?涉及哪些外部資源的管理?哪些是專案獲得成功的關鍵資源?

流程

專案組的決策流程是怎樣的?需求如何透過稽核?如何確認需求變更?

團隊

如何考慮專案團隊的組織結構?團隊組建多長時間了?各個角色的合作狀況如何?在團隊及組織結構上,是否有需要特別關注的狀況?

溝通

透過什麼樣的渠道瞭解專案狀態?希望我以什麼樣的方式跟你保持資訊同步?哪些風險和問題需要經過特別審批?

期望

你最看重專案的哪些要素(進度/質量/成本/範圍)?在極端情況下,這些要素如何排序?你希望我在承擔專案管理工作後,給專案及團隊的哪些方面帶來提升?


為了管理好之後的溝通,你還需要約定好你們之間的溝通頻率和方式,以便在專案進行的過程中做好實時同步。


“低利益 - 高權力”代表:職能經理

要想讓干係人的態度發生轉變,最重要的就是弄清楚他抵制的原因。強烈的態度背後,一定反映了干係人對現狀的某種認知。只有真正地理解了對方的邏輯,才有可能進一步對其施加影響。

總體來看,根據對專案的認知態度,我們還可以把“低利益 - 高權力”的干係人再細分成以下 3 類:

反對者:反對者是最難處理的一類,管理這類人的重點在於建立信任,化解敵意。如果你實在無法爭取他們的支援,至少要讓他們保持中立,以免對其他成員造成負面影響。

支持者:支持者是專案獲得成功非常需要依賴的力量。管理這類人的重點是,首先你要明確地知道,他們各自對專案不同的期望和訴求,然後有意識地創造更多的空間和機會,讓他們能夠深度參與到這個專案的決策或創意環節。這樣可以增強他們的主人翁意識,也會給整個專案組帶來最大的收益。

中立者:對待這類人,總體原則就是,在條件合適時,進一步將其轉化為支援力量。但如果你精力有限,可以先不管。

“高利益 - 低權力”代表:專案組成員

管理這類干係人的核心,就是要做到專案事項的隨時告知,及時通報專案的進展和困難。

你可以藉助三類問題,瞭解流程的基本情況和成員的資訊訴求。


流程

專案計劃一般是如何確定的?計劃的變更是否得到周知?組內的任務分配、跟蹤流程是怎樣的?專案的文件管理、釋出流程、需求變更流程是怎麼樣的?分別使用了哪些工具?

溝通

你得到了與你目前工作相關的足夠的專案背景資訊了嗎?如果沒有,你還希望知道哪些方面的資訊?

期望

你所知道的專案組成員的資訊渠道有哪些?你需要參加哪些專案會議?團隊成員需要參加哪些會議?


“低利益 - 低權力”代表:外圍支援人員

在不影響專案的前提下,你可以花最小的力氣對他們進行監督。

猜你喜歡
同類推薦