快速搭建一套好用且安全的日程+會議系統

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快速搭建一套好用且安全的日程+會議系統

來源:喬治葫蘆娃 釋出時間:2023-08-09 19:51

在日常工作中,會議是常有的一種溝通交流形式,那麼如何設計一套行之有效提升整體會議室預定效率、日程管理效率?作者對此進行了總結,一起來看看吧。

最近服務了一家偏傳統的行業,為他們提供會議系統的諮詢服務,並設計一套行之有效提升整體會議室預定效率、日程管理效率。

會議室與日程使用系統使用者:為公司內正式員工、外包員工提供服務;受到資料隱私許可權管控不開放給外部合作團隊。

一、問題現狀

1. 會議室系統與日程系統強繫結,面對會議室變更或日程變更的問題,處理起來非常不靈活

2. 會議室風控、預約效率不足3. 日程與使用者關係不靈活4. 隱私設定忽略使用者體驗,影響工作效率

基於上述的幾個問題,盤點一套好用服務的目標預期。

二、日程會議室系統架構圖

三、日程-會議-使用者時序圖

上圖主要展示兩個核心發起日程的入口:會議室、日程系統。

1. 會議室系統

會議室基礎資訊登記公司內所有的會議室明細,包括會議室名稱、會議室roomID、位置、容納人數、提供裝置。

預約資訊包括會議室roomid、會議室已預約的時間、空閒時間、時間區間的資料登記。

通知系統屬於事實互動系統,包括會議室預約成功的通知(過於打擾可以考慮加入過濾功能);預約失敗;會議室簽到提醒;會議室被釋放通知。

底層的資料判斷表,應用於相同預約時段的去重設計、簽到提醒、釋放判斷、從使用者粒度預約會議室總時長的判斷。

2. 日程生成規則3. 日程與會議室

獨立管理會議室在不同時段的使用狀態,透過會議室系統可以發起日程,日程撤銷會議室系統已經預約的時間也同步撤銷;但透過會議室系統建立的日程安排若已經發布生效,會議室從該日程被剔除,則日程依然留存。

4. 使用者與日程

使用者:指會議發起人、會議編輯更改人

會議發起人可以發起日程、對日程進行編輯、更新日程時間、會議室、預約參會人、對日程是否支援參會人編輯進行設定;

被邀請日程使用者預設可以邀請其它與會人員參會、增加會議室;若被賦予編輯許可權,則可以對日程時間、主題等進行編輯。

5. 隱私保護

隱私:統一收口日程資訊、IM與日程互動、日程與會議室系統互動的主態、客態展示資訊。

日程名稱對外預設不展示日程名稱,顯示為【忙碌】,範圍包括:客態日程資訊、客態會議室系統。客態日程資訊只展示【忙碌,時間】;客態會議系統展示【使用者名稱】。

會議室名稱對外展示規則:工區-樓層-區域-會議室名字

會議室狀態:【空閒】【忙碌】

6. IM系統

主要承擔同步已經預約的日程、會議室時間提示。

四、前端改造

五、落地排期

本文由 @藍蓮花zx 原創釋出於人人都是產品經理,未經許可,禁止轉載

題圖來自 Unsplash,基於 CC0 協議

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