外貿｜打電話給客戶｜一文搞定前臺接線員-今日必看

外貿｜打電話給客戶｜一文搞定前臺接線員

來源：喜劇西西釋出時間：2023-07-01 10:20

Hi，大家好，我是外貿清泉~

有些外貿小夥伴問我，怎麼才能在給外貿客戶打電話時遊刃有餘？

我總結了一些他們常碰到的問題：

打電話的困惑/驚駭

1）白話太爛，不敢給客戶打電話，怎麼辦？

2）聽力巨差，聽不懂對方在說什麼？反應不過來？

4）如何克服給外貿客戶打電話的驚駭？

5）臉皮太薄，怕同事笑話，自我設限太多，過不去自己這個坎？

6）每次打電話都是Gatekeeper接聽，我應該跟TA聊些什麼？

坐在電腦螢幕前的你，是不是也曾經有過同樣的困惑啊？

我又想起，當初我剛開始做外貿的時候，白話爛，聽力差，可我的老闆說著一口賊溜的英語，整天在辦公室裡給客戶打電話，一個接一個的訂單就這樣簽下來了。

老闆還一直鼓勵我們打電話，天天起碼要撥打十個！簡直就是被逼上梁山的節奏！並且，我們業務員還得在辦公室裡跟老闆反覆模擬給客戶打電話的場景，真是被逼得無路可退。

就是這樣，我勇敢地邁出了打電話的第一步，慢慢地越打越順，越來越有自信。

那時候，我是怎麼做的呢？

✅我就是拿著電話，一邊緊張地翻著筆記本上想對客戶說的話，一邊裝作自信地跟客戶交流，實在內心挺虛的，緊張到沒有開通錄音，哈哈哈

✅後來，我開始錄下自己的通話，不停地回放，尋找改進的空間。

同時，我還多聽聽老闆和其他經驗豐富的同事的通話錄音，學習他們的語調、措辭和溝通技巧。

慢慢地，我的白話表達能力開始晉升，聽力也垂垂變得好起來。

外貿清泉覺得，對於那些對口/意向很高的客戶，很有必要打電話跟進，究竟在外國人眼裡，中國人是很少打電話的，你要是勇敢邁出第一步，肯定比其同行更輕易讓老外記住你！

我每次打電話之前，都會拿著紙寫下要講的內容，這樣既能提前準備好自己的演講稿，又能避免緊張，到時候一切都忘光光，哈哈！

我就是覺得寫下來，多演練幾遍再打電話，這樣就不會慌亂了。

打電話之前的預備工作

1）預備好需要問的問題

打電話就像上戰場一樣，你得有備而來啊！想想可能會被問到的問題，謎底要在心裡有底。同時，想好你自己要問的問題，知道該怎麼說才能得到你想要的資訊。

2）調查分析客戶

首先要調查分析客戶，特別是重點跟進對口的潛伏客戶，假如他們一直不回覆，咱就得主動給他們打電話跟進一下了！

調查分析客戶後，咱就知道客戶痛點在哪兒了，就能有針對性地發問了，而不是啥都不預備，上來就一通亂打，尬聊啊?

關於如何做外貿客戶背景調查分析，大家可以移步這篇文章：

超過5000字 | 外貿客戶背景調查與分析 (超級乾貨)

3）錄音

因為各國口音、語速不同，而且打電話也緊張，時間有限，一旦聽不懂對方在說什麼，就越緊張, 越語無倫次。。。

所以，一定要開通錄音功能，把通話錄下來。

這樣，在通電話的時候，既能聚焦在重點上，又能記實下通話的細節。

多聽幾回錄音後，就能更清晰地知道客戶所關心的點了，然後再給客戶寫郵件，是不是就有底氣啦？

6步策略搞定身經百戰的前臺

我們有些外貿人往往不太在意前臺或接線員，可能是因為緊張，或者其他原因(敵對的立場，覺得接線員就是把自己拒之門外的)。

但事實證明，這些小人物可是施展著樞紐的作用。

大部分國外客戶仍是很友好的，前臺的先生或是小姐很高興願意為你轉接電話。

那麼，我們該怎麼和前臺接線員打電話，才能保持很好的溝通呢？

✅1）保持尊重

第一次打過去，千萬別忘了問清晰前臺的名字，可以讓他拼給你聽，記得用本子記下來，備後用！

第一次或許收成有限，別洩氣，堅持繼承打！一旦知道了前臺的名字，下次打電話直接喊她名字，製造一種親切感，先讓她放鬆下來再說，嘿嘿

我們打電話的時候，可以凸起誇大，你正視他們的意見，他們不僅僅是一個gatekeeper，而是公司中有價值的成員。

好比：

Hello, 前臺 name，

This is 外貿清泉, representing waimaoqingquan company.

I wanted to speak with your team about the cooperation of wire mesh products, but I"m not sure if it"s a perfect match for you folks.

Mind if I snag just 5 minutes of your time to get your valuable opinion? I totally understand that time is precious, so I won"t keep you longer than 5 minutes.

Thank you.

✅2）加私家聯絡方式，聯絡感情

一旦你拿到他們的私家聯絡方式，就可以來點小手段了。

記得記實下他們的興趣愛好、喜歡的禮物，甚至是他們喜歡的運動或最近有什麼不愜意的事情。假如你正好有解決方法，那就更好了！

然後，給他們一點小好處。告訴他們，假如他們能幫你轉告採購部分或老闆，等他們下單時，你會送他們一些額外的樣品或禮物。這樣他們才會有動力為你傳話。

給國外客戶送禮物，大家可以移步這篇文章：

外貿 | 客戶受夠了這些禮物！不要再送了！

我告訴你，這招很管用！我們曾經用這種方式成功地撬開了一些難搞的客戶。

好比：

Hi, 前臺 name,

I had you in mind the other day when I was walking past the football field. How did your last match go? I remember you were worried about your ankle.

"Have you heard of (XXX product for ankle issues),A friend of mine faced similar challenges, and she swears by the results.

✅3）多使用Please And Thank You

記得每句話都要有禮貌！

好比：

① YOU: I"m not sure who the right person is for my call. Can you please help me figure this out?

② YOU: I know purchasing manager/CEO has been extremely busy lately, can you please help me find a time on his or her calendar that won"t interrupt his or her meetings?

③ YOU:Thank you so much for taking my call. I am looking for the person who handles purchasing or importing work. Can you please help direct me?

④YOU: Hi 前臺 name, this is 外貿清泉 from waimaoqingquan company. I was hoping you could help me find the right person to speak with.

I"m trying to connect with someone who would manage your [department/job function that would likely be a purchaser of your product/service]. Do you know who that might be?

情況1：前臺給了採購的聯絡方式

YOU: Awesome, this is great. Thank you very much for your help. I"ll leave some of my information with you and try to reach out to [contact name] in a few days.

情況2：前臺沒有給採購的聯絡方式

YOU: No worries. How about I leave my information with you to pass along to [contact name], and I will follow up again next week. Can you tell me the best time to reach Mr. or Mrs. purchasing manager/CEO name？Thank you.

✅4）多傾聽

你可以重複前臺說的話，重複說重要的細節，再加點料，讓對方知道你是在當真傾聽，不是一味地在賣貨.

好比：

前臺: "Mr. or Mrs. purchasing manager/CEO is in meetings all day. Can I take a message?"

You: I realize Mr. or Mrs. purchasing manager/CEO is incredibly busy with meetings. Is it possible to get time on <his or her> calendar on a day when <he or she> is a little less booked?

前臺: "Mr. or Mrs. purchasing manager/CEO is in high demand. If you leave a message, I"ll make sure <he or she> gets it."

You: Okay, thank you. I realize it"s your role to make sure <he or she> is focused on the key priorities. I value that.

Could you please pass along the message to Mr. or Mrs. purchasing manager/CEO that 外貿清泉 from waimaoqingquan company reached out regarding the cooperation of wire mesh products?

Also, if you have any suggestions or insights on a more effective way for me to share this information with him/her, I would greatly appreciate your perspective.

✅5）拒絕閒聊/告訴前臺你的電話很重要

尤其是面對一個忙碌而專業的前臺時，打電話時一定要自信，你得在電話裡放點兒架子，讓他們知道你的電話是大事兒一樁，他們公司等著接你的電話呢

好比：

You: "Purchasing manager/Ceo"s name, please. This is 外貿清泉”

前臺: “What is this regarding?”

You: I have some information regarding the cooperation of wire mesh products that I"d like to share with <him or her>. Instead of sending it via email, I thought it would be more effective to take a few minutes to personally explain some of the key points.

Thank you.

前臺: "if the Purchasing manager/Ceo is expecting your call?"

You: "I do not have an appointment, but can you please tell <him or her> that 外貿清泉 is on the line?"

前臺: " if the Purchasing manager/Ceo will know what this is about?"

You: "No, not specifically, but can you tell <him or her> that I"m calling about the cooperation of wire mesh products. I"m happy to hold. Thank you.”

✅6）全網搜尋做調研

我們可以翻翻客戶的官網和社交媒體，搞清楚他們有哪些痛點或者心頭大事。

就拿LinkedIn來說吧，如果客戶在上面釋出了自己超額完成銷售目標，看樣子超越銷售目標對他們來說簡直是人生巔峰，我們得捉住這一點，把超額完成銷售目標作為我們的樞紐賣點。

好比：

Hello 前臺 name,

I realize that you and purchasing director are laser-focused on making sure you exceed your sales goals. I wanted to discuss something with <him or her> that I believe could be beneficial. Do you think <he or she> would be interested in this?

Thank you.

好啦，關於外貿銷售秘籍: 一文把握打電話給客戶技巧，輕鬆應對前臺接線員，就先說到這裡啦，歡迎大家增補呀~

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Hi，大家好，我是外貿清泉~

有些外貿小夥伴問我，怎麼才能在給外貿客戶打電話時遊刃有餘？

我總結了一些他們常碰到的問題：

打電話的困惑/驚駭

1）白話太爛，不敢給客戶打電話，怎麼辦？

2）聽力巨差，聽不懂對方在說什麼？反應不過來？

4）如何克服給外貿客戶打電話的驚駭？

5）臉皮太薄，怕同事笑話，自我設限太多，過不去自己這個坎？