99%的管理者，一半的會都白開了

來源：華章管理釋出時間：2021-10-26 21:55

01 會議的明線：七步曲

我們都期待開會能高效，而這個高效的定義，就是在規定的會議時間裡，達到你想達到的目標。

低效、無效的會議可以花樣百出，但高效的會議一定有百試不爽的“套路”。

這個套路，我們稱之為“會議七步曲”，是幫助我們開好一場會的明線。

第一步：明確會議目標和達成的價值貢獻

我們每次開會，都要目標明確的解決一個問題，要把開會的時間控制在一小時以內。只有這樣，才能讓所有人有備而來，並且高效的拿著結論回去。

跟我開會的人，一進來我就會強調本次會議要達到什麼目標；會議開完後，一定會確認這次對你和我有什麼價值。

第二步：只邀請有效人員參加會議

每次開會，只邀請有效人員參加，不要隨意擴大和縮小會議規模。

我們只要確定每次開會的主題，以及要解決的問題，那麼我們就能夠知道，誰是必須參加這次會議的，誰又是不必參加的。

擴大會議，比如決策會，讓不需要參與的人進來，他們只能傻傻地坐著，沒有發言機會，純粹是浪費別人的時間。

要知道，好的管理者不僅要珍惜自己的時間，更要尊重他人的時間。我們在「管理百年讀書會」的直播中講過這一點。

縮小會議，舉個例子，老闆要推動一個學習分享，不能只給主管的領導說，更要跟負責落地的關鍵員工直接傳達。

否則資訊向下層層傳播的過程，一定會出現誤差，還要浪費更多時間去糾正。

而對於員工的績效溝通，會涉及到很多敏感的事，一定要一對一溝通，最多加上人力一起。如果讓平行部門的人也參加，你就很難聽到員工的心聲。

總結一下：

決策會議，只需要關鍵人員參加；
學習分享，儘量多讓相關人員參加；
宣佈重要事項，必須全員參加；
涉及隱私的談話，只能一對一。

第三步：所有人做好會議相關的準備

開會，有沒有好的主持人是關鍵。

會前，主持人要確保大家都知道會議目標和進度議程，確保收集到所有會議所需的報告、課件、資料等資料。

很多公司銷售會一開就是五六個小時，上次提到的問題沒解決，這次還要討論。

這就是會議主持人看到問題卻沒有提前研究，任憑大家發散性討論、扯皮，不敦促大家專注在解決問題上。

另外，如果你被要求參加會議，但不需要準備資料，說明這個會你不需要參加。

第四步：有效的會議主持人

就像前一條說的，主持人需要敦促大家做準備，要控制會議程序和確保拿到結果。

會議的載體就是主持，可以說，沒有好主持人就沒有好會議。

第五步：嚴格遵守會議流程

高效會議，必須要嚴格控制流程和時間。

第六步：達成共識

哪怕只有階段性的結論，也是需要達成共識的。

第七步：必須有跟進記錄

達成共識之後，有跟進的規劃、有會議記錄，有落地的措施。

02 開好會議的暗線

根據前面的七步曲，大家應該發現，主持人對於一場會議的作用非常重要。

所以高效會議的暗線，就是合格的會議主持人。

這個主持人可以是老闆，也可以是發起會議的部門管理者。

怎樣衡量主持人是否合格？

1、你一定要知道，會議為什麼要開，開要達到什麼目的，這場會給參會的所有人帶來哪些價值；

2、有相關的會議準備，尤其提問的準備。

好的會議主持人會自己設計問題，希望透過拋問題引發大家思考，透過拋問題得到結論，讓大家在提問和回答的過程中產生真正的共識。

提問的最高境界，是透過案例的剖析來達成共識，這叫用別人的嘴說出你想要的答案。

3、有預想的答案。

好的主持人在開會之前會預想一個問題的答案。

如果會後得出的共識和你的預想八九不離十，說明主持人的功力高。如果最後合理的推翻了這個預想，也是一件好事，說明你的認知被更新了。

作為主持人，開會沒有拿到結果，要麼就是會議目的不明確，要麼就是沒有從開放的問題到封閉的問題，所以達不到共識。

對主持人的要求越高，會議就越高效。

所以我們作為主持人的功力一定要刻意練習，要比參會的所有人想得更多、更全面，這樣才能一次比一次做得好。

03 為什麼你開的會就是低效？

很多人會說，為什麼我按照流程來開會，也做好了主持人的工作，但還是沒有效率呢？

出現這種現象，你的公司可能存在三種問題：

1、專業主義

專業主義思維，總是在告訴大家，我是專業的，要聽我的。你不聽我的，就是你不夠專業。

這樣的領導會侷限於專業領域當中，不會和別的部門連結。一旦出了問題就傾向於扣帽子、甩鍋、死不認錯，讓溝通協同全都變成了雞同鴨講。

任何部門的設計都有專業度，但專業度如果不能為其他部門創造價值，一定會阻礙會議的有效性。

2、本位主義

這樣的人不考慮公司整體的目標和共同創造的價值，只想要本部門的訴求，甚至把個人利益凌駕於組織利益之上。

如果對面部門指出問題，本位主義的領導會立馬發火，說你在挑戰我的權威嗎？

本位主義是毀掉跨部門協同的殺手。

然而很多本位主義的領導沒想明白：只追求自己的價值，你在組織裡就沒有價值。

3、形式主義

形式主義就是沒有結果導向，是做給下屬和老闆看的，沒有給自己看。

開會走形式，落地不執行，自然沒有效果。

能不能開好一場會，是看到我們管理能力、公司組織能力的一扇窗。

管理者要克服內心的障礙，以結果為導向，有衝突的時候不要以自我為中心，也不要以自己的價值為綱領，破除私心，放下我執。

真正的管理入門是從懂人心、識人性開始。

04 有效會議的場景案例

說了這麼多，會到底怎麼開？

下面以線上營銷部門為例子，為大家展示一些開會場景。

一、和老闆做營銷預算，該怎麼開會？

1. 知道營銷預算的總池子是多少，有目標規劃。

想清楚你要什麼、老闆要什麼、共同目標是什麼。

提報的方案裡，要體現雙方價值，明白你要什麼，也要明白老闆要什麼。

給出具體細節：

廣告投放下去，能帶來多少銷售額，ROI是1:3還是1:5，這筆預算如何花得有效率？

2. 邀請相關的人（KP）參會，包括老闆、財務、人力等。

3. 發會議通知，把分析報告發給與會的人，並要求大家都看過報告。

二、與協同部門意見有分歧，如何開會？

這類協同會議的爭吵點在於，銷售部門認為你提供的線索數量不達標、質量不夠；而線上營銷要證明這其中有沒有銷售跟進不及時、與客戶的溝通不專業的問題。

協同的本質就是沒有共同的目標和共同的價值。

這種情況下，會議目標第一件事：想清楚你要什麼，你們共同要什麼。

銷售部門要提高業績。而你想要銷售線索被珍惜，利用率更有效，能及時跟進，提高銷售能力，而不是急功近利，每一個渠道來的線索應該有不同的跟進思路和路徑。

你需要有很好的解決策略：

l 講清楚線索是怎麼來的，如何提高質量。
l 透過資料分析，證明哪些線索是好的。
l 透過案例證明哪些線索是被浪費掉了（不當跟進、客戶投訴），證明線索沒有被重視。

尊重自己的時間，是管理者最基本的素養；尊重所有人的時間，是管理者負責任的表現。

無論開什麼會，都要避免專業主義、本位主義和形式主義。

開會，是組織管理的潤滑劑，部門關係的粘合劑，業務發展的助燃劑。

所以，消滅無效會議是管理者的職責。