99%的管理者,一半的會都白開了

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99%的管理者,一半的會都白開了

來源:華章管理 釋出時間:2021-10-26 21:55
01 會議的明線:七步曲
 
我們都期待開會能高效,而這個高效的定義,就是在規定的會議時間裡,達到你想達到的目標。
 
低效、無效的會議可以花樣百出,但高效的會議一定有百試不爽的“套路”。
 
這個套路,我們稱之為“會議七步曲”,是幫助我們開好一場會的明線。
 
第一步:明確會議目標和達成的價值貢獻
 
我們每次開會,都要目標明確的解決一個問題,要把開會的時間控制在一小時以內。只有這樣,才能讓所有人有備而來,並且高效的拿著結論回去。
 
跟我開會的人,一進來我就會強調本次會議要達到什麼目標;會議開完後,一定會確認這次對你和我有什麼價值。
 
第二步:只邀請有效人員參加會議
 
每次開會,只邀請有效人員參加,不要隨意擴大和縮小會議規模。
 
我們只要確定每次開會的主題,以及要解決的問題,那麼我們就能夠知道,誰是必須參加這次會議的,誰又是不必參加的。
 
擴大會議,比如決策會,讓不需要參與的人進來,他們只能傻傻地坐著,沒有發言機會,純粹是浪費別人的時間。
 
要知道,好的管理者不僅要珍惜自己的時間,更要尊重他人的時間。我們在「管理百年讀書會」的直播中講過這一點。
 
縮小會議,舉個例子,老闆要推動一個學習分享,不能只給主管的領導說,更要跟負責落地的關鍵員工直接傳達。
 
否則資訊向下層層傳播的過程,一定會出現誤差,還要浪費更多時間去糾正。
 
而對於員工的績效溝通,會涉及到很多敏感的事,一定要一對一溝通,最多加上人力一起。如果讓平行部門的人也參加,你就很難聽到員工的心聲。
 
總結一下:
決策會議,只需要關鍵人員參加;
學習分享,儘量多讓相關人員參加;
宣佈重要事項,必須全員參加;
涉及隱私的談話,只能一對一。
第三步:所有人做好會議相關的準備
 
開會,有沒有好的主持人是關鍵。
 
會前,主持人要確保大家都知道會議目標和進度議程,確保收集到所有會議所需的報告、課件、資料等資料。
 
很多公司銷售會一開就是五六個小時,上次提到的問題沒解決,這次還要討論。
 
這就是會議主持人看到問題卻沒有提前研究,任憑大家發散性討論、扯皮,不敦促大家專注在解決問題上。
 
另外,如果你被要求參加會議,但不需要準備資料,說明這個會你不需要參加。
 
第四步:有效的會議主持人
 
就像前一條說的,主持人需要敦促大家做準備,要控制會議程序和確保拿到結果。
 
會議的載體就是主持,可以說,沒有好主持人就沒有好會議。
 
第五步:嚴格遵守會議流程
 
高效會議,必須要嚴格控制流程和時間。
 
第六步:達成共識
 
哪怕只有階段性的結論,也是需要達成共識的。
 
第七步:必須有跟進記錄
 
達成共識之後,有跟進的規劃、有會議記錄,有落地的措施。
 
 
02 開好會議的暗線
 
根據前面的七步曲,大家應該發現,主持人對於一場會議的作用非常重要。
 
所以高效會議的暗線,就是合格的會議主持人。

這個主持人可以是老闆,也可以是發起會議的部門管理者。
 
怎樣衡量主持人是否合格?
 
1、你一定要知道,會議為什麼要開,開要達到什麼目的,這場會給參會的所有人帶來哪些價值;
 
2、有相關的會議準備,尤其提問的準備。
 
好的會議主持人會自己設計問題,希望透過拋問題引發大家思考,透過拋問題得到結論,讓大家在提問和回答的過程中產生真正的共識。
 
提問的最高境界,是透過案例的剖析來達成共識,這叫用別人的嘴說出你想要的答案。

3、有預想的答案。
 
好的主持人在開會之前會預想一個問題的答案。
 
如果會後得出的共識和你的預想八九不離十,說明主持人的功力高。如果最後合理的推翻了這個預想,也是一件好事,說明你的認知被更新了。
 
作為主持人,開會沒有拿到結果,要麼就是會議目的不明確,要麼就是沒有從開放的問題到封閉的問題,所以達不到共識。
 
對主持人的要求越高,會議就越高效。

所以我們作為主持人的功力一定要刻意練習,要比參會的所有人想得更多、更全面,這樣才能一次比一次做得好。
 
 
03 為什麼你開的會就是低效?
 
很多人會說,為什麼我按照流程來開會,也做好了主持人的工作,但還是沒有效率呢?
 
出現這種現象,你的公司可能存在三種問題:
 
1、專業主義
 
專業主義思維,總是在告訴大家,我是專業的,要聽我的。你不聽我的,就是你不夠專業。
 
這樣的領導會侷限於專業領域當中,不會和別的部門連結。一旦出了問題就傾向於扣帽子、甩鍋、死不認錯,讓溝通協同全都變成了雞同鴨講。
 
任何部門的設計都有專業度,但專業度如果不能為其他部門創造價值,一定會阻礙會議的有效性。
 
2、本位主義
 
這樣的人不考慮公司整體的目標和共同創造的價值,只想要本部門的訴求,甚至把個人利益凌駕於組織利益之上。
 
如果對面部門指出問題,本位主義的領導會立馬發火,說你在挑戰我的權威嗎?
 
本位主義是毀掉跨部門協同的殺手。
 
然而很多本位主義的領導沒想明白:只追求自己的價值,你在組織裡就沒有價值。

3、形式主義
 
形式主義就是沒有結果導向,是做給下屬和老闆看的,沒有給自己看。
 
開會走形式,落地不執行,自然沒有效果。
 
能不能開好一場會,是看到我們管理能力、公司組織能力的一扇窗。
 
管理者要克服內心的障礙,以結果為導向,有衝突的時候不要以自我為中心,也不要以自己的價值為綱領,破除私心,放下我執。
 
真正的管理入門是從懂人心、識人性開始。
 
 
04 有效會議的場景案例
 
說了這麼多,會到底怎麼開?
 
下面以線上營銷部門為例子,為大家展示一些開會場景。
 
一、和老闆做營銷預算,該怎麼開會?
 
1. 知道營銷預算的總池子是多少,有目標規劃。
 
想清楚你要什麼、老闆要什麼、共同目標是什麼。

提報的方案裡,要體現雙方價值,明白你要什麼,也要明白老闆要什麼。

給出具體細節:
廣告投放下去,能帶來多少銷售額,ROI是1:3還是1:5,這筆預算如何花得有效率?
 
2. 邀請相關的人(KP)參會,包括老闆、財務、人力等。

3. 發會議通知,把分析報告發給與會的人,並要求大家都看過報告。

二、與協同部門意見有分歧,如何開會?
 
這類協同會議的爭吵點在於,銷售部門認為你提供的線索數量不達標、質量不夠;而線上營銷要證明這其中有沒有銷售跟進不及時、與客戶的溝通不專業的問題。
 
協同的本質就是沒有共同的目標和共同的價值。
 
這種情況下,會議目標第一件事:想清楚你要什麼,你們共同要什麼。
 
銷售部門要提高業績。而你想要銷售線索被珍惜,利用率更有效,能及時跟進,提高銷售能力,而不是急功近利,每一個渠道來的線索應該有不同的跟進思路和路徑。
 
你需要有很好的解決策略:
l 講清楚線索是怎麼來的,如何提高質量。
l 透過資料分析,證明哪些線索是好的。
l 透過案例證明哪些線索是被浪費掉了(不當跟進、客戶投訴),證明線索沒有被重視。
尊重自己的時間,是管理者最基本的素養;尊重所有人的時間,是管理者負責任的表現。

無論開什麼會,都要避免專業主義、本位主義和形式主義。

開會,是組織管理的潤滑劑,部門關係的粘合劑,業務發展的助燃劑。

所以,消滅無效會議是管理者的職責。
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