你從來沒有意識到的7種企業死法-今日必看

你從來沒有意識到的7種企業死法

來源：這裡是廈門釋出時間：2022-12-20 12:00

觀點 / 劉潤編緝 / 二蔓責編 / 李桑

前段時間，某省政府檔案的洩露題目，上了熱搜。

這件事，現在還沒有結論。到底是無心之失，仍是蓄意為之，要等調查結果出來，才會真的知道。不要亂猜。但是，不管終極是誰的責任，大眾對於資訊保安的擔憂情緒，已經再次上升。

有同學問我的看法。

我說，這件事我就不評價了，相信一定會追查到底。但是，與你分享一個觀點：資訊的可複製性，是一把雙刃劍。

什麼意思？

我舉一個最典型的場景：協同辦公。

這幾年，許多企業都在學習如何使用工具，匡助他們遠端辦公，降低協作本錢，晉升工作效率，以應對疫情的反覆。

而工具之所以能夠實現高效的協同辦公，很大程度上，是受益於資訊的可複製性。Ctrl+C、Ctrl+V，一份檔案副本就誕生了。右鍵、轉發，資訊就完成了一次傳遞。

同樣的，因為這種資訊的可複製性，謠言、秘要也可以輕而易舉地傳遞到千里之外。

而這幾年參訪的經歷告訴我，有不少企業，尤其是中小企業，甚至從來沒有留意過資訊保安的題目。等到東窗事發，早就沒辦法追責了。

那怎麼辦？莫非拋卻好用的工具，拋卻高效的協同辦公嗎？

也不至於。

實在，現在的協同辦公工具，可以做到比傳統的word、excel，甚至紙質的方式更加安全。

工具在提供“效率”功能的同時，配備了相應的“安全”功能。只是我們很少留意到資訊保安的題目，也就不曾注意。

於是，我找了個機會，訪談了一下企業微信的同學。他們說，恰好，我們最近也在梳理企業微信的這些關乎資訊保安的功能。

我們發現，這些功能所針對的場景，有許多很經典，也有些是我們自己都沒想到的。

結合企業微信同學們的分享，我總結了7個典型場景，也是7個資訊保安tips。

用上它們，但願能匡助創業者們做好資訊管理，放寬心。

同時，也匡助你更加高效地進行協同辦公。

與你分享。

我想想，從哪裡開始呢？

就從，我最常接觸的一種檔案——文件開始吧。

對於一家企業而言，總有一些文件，是需要進行分門別類的治理的。

好比，記實著財務預算的文件，最好是隻有財務部門的同事可看；記實著薪酬結構的文件，最好是隻有HR部分的同事可看；至於一些記實著核心技術引數的文件，那是要用保險箱鎖起來的。

而這些文件，又總會面對兩種常見的題目。

第一種，誤發。第二種，別傳。

我一個一個來說。

誤發，怎麼辦？我要是不小心把銷售部分的文件，傳送到全體員工群了，怎麼辦？

你可能會說，撤回動靜，不就好了嗎？

很對。但是，撤回動靜的時限，一般只有兩分鐘。假如我傳送完文件，就趕快去睡覺了。甚至，我一發完，就上飛機了。怎麼辦？

讓“群主”幫我撤回。

在企業微信的群聊中，撤回動靜的時限，是24小時。而且，這個動作不一定非要傳送者來做，群主或群管理員也可以代勞。

別傳，怎麼辦？銷售部分的小張，和財務部門的小王，以及隔壁公司的小李關係特別好，常常“分享”，怎麼辦？

有一種比較傳統的方法是，在文件名稱後面，加上“（請勿別傳）”。在傳送給相關同事的時候，再留上一句：千萬別別傳，千萬別別傳，千萬別別傳。

可是你知道，這份文件，到底有沒有真的“別別傳”，許多時候，你是不知道的。等到你在一個它不應該泛起的地方再見到它，你甚至不知道，是誰把這份文件傳出去了。

那，怎麼辦？

工具，可以做到確權。

什麼叫確權？

現實生活中，房產證，股權證，就是確權。確認“所有權”是你的。

而在協同辦公中，企業微信，就可以做到給線上文件確權。

也就是，確定文件的訪問許可權。

哪些是對外文件，外部職員和內部人員都能看？有關財務的，有關工資的，只開放給哪幾個人？特殊文件，只給誰看？

同時，確定文件的操縱許可權。

哪些人，是隻有“瀏覽”許可權的？哪些人，是不僅可以瀏覽，還擁有“編纂”許可權的？

而沒有獲得許可權的人，就需要透過許可權申請，才能訪問文件。

因此，不管是誤發仍是別傳，不相干的人即便是收到了文件，也是打不開的。

這就是確權。

確認好所有權、瀏覽權、編纂權，文件才能進行傳遞。

確權，做到了。

但是文件資訊保安的保障，除了靠“權”，還要靠“責”。

為什麼？

由於查閱文件，實在是一件挺麻煩的事。

好比，記實著公司銷售狀況的文件中，可能有成千上萬個樞紐資料。而在海量的資料中，真正和我個人的詳細工作高度相關的，可能只有那麼幾十個，甚至幾個。

需要用到這些資料的時候，想不起來了，怎麼辦？

第一次，我可能還願意開啟文件，一頁一頁地翻找。

第二次，我就越翻越沒耐心了。

第三次，要不，我乾脆截個圖吧。

再用到的時候，我直接去手機相簿裡找就好了。

就是這麼簡樸的一個動作，我所需要的那一個數據、那一行文字，就連同“上下文”一起進入了我的手機。

看到這裡，你可能想到了：能在外部瘋傳的，經常都不是文件，而是圖片。

那，怎麼辦？你能給文件確權，總不能給我手機裡的圖片確權吧？

工具，可以做到確責。

什麼叫確責？

合同上蓋的章，協議上摁的手印，就是確責。確定“違約了是要負責的”。

也就是，給文件加上水印。

哪些文件，是高度保密，必需要加上水印再傳閱的？哪些文件，是要印上“請勿傳閱”的？哪些文件，甚至是要印上“訪問者簽名”的？

由於帶著自己的水印，即便是出於便利性截了屏，也不敢隨意把圖片傳出去。

這就是確責。

一張攜帶了水印的圖片，就彷彿在說：你看看可以。要是傳出去，那可是要負責的。

線上文件，線上文件，最便利的是什麼？

當然是“線上”啊。

但是但是，你大概也發現了，不管是透過許可權，仍是水印來治理文件，都存在著一個bug。

那就是，每個人慣用的文件中，是存在著離線文件的。

就拿我們這家小破公司舉例。我們公司的公家號編纂，目前有四位。但是，四位編纂的慣用文件，都不一樣。其中一位，甚至是word的鐵桿粉絲。

再好比，許多公司在企業宣講、工作彙報、方案先容的時候，都需要用到的ppt。很多製作ppt的同學，經常是熬到深夜。好不容易做完了，趕快提交出去。這很正常。

但是，這些本地文件就這樣輕而易舉地繞過了“確權”和“確責”的過程。怎麼辦？

開啟“檔案保密模式”。

各種一直存放在本地的檔案，好比word，好比ppt，都可以在傳遞過程中，透過企業微信的“檔案保密模式”保護起來。

怎麼保護？

假如需要二次轉發，就算是轉發到了微信裡，收件人仍是需要像查閱線上文件一樣，先申請許可權。否則，仍是打不開。

一份檔案被開啟、被轉發，都會留下痕跡。經歷過多少次的轉發，多少次的下載，有多少人擁有許可權，擁有哪種許可權，都能看得一清二楚。

換句話說，就是回到了“確權”和“確責”的流程。

對於一些高保密需求的企業來說，甚至還可以啟用“禁止對外分享”選項。

這樣，就能在源頭上掐斷。

當然，比起“傳遞”，我可能更建議你用“雲端”來管理檔案。

為什麼？

我給你講個故事吧。

今年的三月底到四月初，上海的同學們開始陸續地進入居家辦公狀態。有一位在媒體公司上班的Joyce同學和我說，潤總，你知道嗎，我們開始“逃離辦公室”了。

Joyce說，事情就發生在我們園區。我們隔壁的辦公樓，他們人許多，尋常衛生間的資源是比較緊張的。

當時有一個老哥，就跑去了另一棟樓用衛生間。

結果，就在這個間隙，自己那棟樓被封了。他完全回不去了。

更悲催的是，電腦還卡在樓上啊。

這隔離通知下的，簡直猝不及防。那天鬧得真是，沸沸揚揚的一整個下晝。

嚇得這片區域還沒被封的，趕快搬上自己的膝上型電腦。有些做設計的同學，不僅要搬筆記本，搬硬碟，還有的搬主機，搬顯示器，搬了一臺，還有一臺......

累著了，其實搬不動了，走一段就得停下來歇歇。

這件事真給我挺深刻的印象。

我們對於遠端辦公和協作，已經很認識了，由於我們的辦公室、職員本來就分佈得比較遠，一個專案可能有好幾個城市的團隊一起介入。

這事，我們有經驗。

假如資料不是存在本地電腦上，而是都上了“雲端”，就不會泛起這樣慌亂的尷尬景象了。

確實，Joyce講的這個故事，我也深有體會。文件都存在雲端裡，才能輕鬆地說回就回。

像我們公司的編纂同學，隨時讓居家辦公，都面不改色心不跳，順手背起小包，就和往常一樣放工去了。

就由於文件，都在雲上。

哪片雲，是網盤嗎？

我們過去常用的網盤，有兩個特別大的痛點。

第一，是下載速度。下載速度越快，協同效率越高。但我們過去使用的網盤，下載速度特別慢。經常是今天開始下載，明天開始協同。

第二，是密碼治理。就像一口大箱子，是透過鑰匙進行治理的。但是，這把鑰匙就像資訊一樣，是可複製、可傳遞的。至於最後，是內部的我打開了箱子，仍是外部的他打開了箱子，不得而知。

所以，用網盤來管理檔案，對協同效率和資訊保安是很大的挑戰。

無論是不是特殊時期，我建議一定要學會用雲盤來協同，而不是用網盤。

好比，你可以選擇企業微信的微盤，它的下載是不限速的。

更重要的是，微盤同樣是可以做到確權、確責的。

每一個目錄，子目錄，都是可以單獨分享許可權治理的。

每一個單獨的檔案，都能看到瀏覽次數、下載次數。檔案被下載的時候，還會收到動靜通知，直接看到是誰在下載。

這樣，大家才是在同一個地方安全、高效地協作，而不是把檔案複製、分散、切割成幾十份，各自修改。

資訊保安題目，不僅會發生在檔案上。有時，也會發生在會議中。

據說，在一次歐洲某國的國防部會議上，竟然混進了一個陌生人。

他就這樣大搖大擺地透過線上會議的會議號、密碼，進入會議和大家說了一個hello，然後又大搖大擺地走了。只留下一頭霧水的官員們。

這次事故，有沒有導致秘要的洩露，我不知道。但是，“混進一個陌生人”這件事，確實挺困擾我的。

為什麼？

由於有的同學的身份證上，寫著“張三”。實際生活中，喚作“三哥”。至於在微信世界裡，可能叫做“二狗子”。

於是許多時候，線上會議都開完了，我都不知道這位名叫“二狗子”的同學是誰，來自哪個公司、哪個部分。

那，怎麼辦？

請先證實我是我。

以前有過一則可笑的新聞，一個人想要證實我是我，得去政府機構，要提交各種材料，經由複雜繁瑣的手續，才能證實。

你想想，假如換做是你，你會怎麼證實。可能一時也想不到辦法。

那麼，在一場線上會議中，如何證實我是我呢？

最簡樸的一種辦法，就是實名制。

企業微信和微信最大的區別，就是賬號體系。你是誰，叫什麼名字，來自哪家公司，都是經由認證的。

一目瞭然。

這就是一場線上會議的第一件要緊事，check參會人。

那，第二件事呢？

鎖門。

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